Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez PORT SOŁACZ

  1. Administrator danych osobowych Klientów
  1. Administratorem danych osobowych Klientów, w szczególności gości hotelowych, osób towarzyszących, osób rezerwujących usługi, osób korzystających ze strony internetowej portsolacz.pl i innych usług świadczonych drogą elektroniczną z wykorzystaniem tej strony jest spółka pod firmą Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Głogowska 14, 60-734 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – akta rejestrowe przechowywane przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000202703 oraz rejestru czynnych podatników podatku od towarów i usług: NIP 7770000488, kapitał zakładowy – 352.666.000,00 PLN, dalej: PORT SOŁACZ.
  2. PORT SOŁACZ dokłada wszelkich starań by chronić dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem i szanować prywatność każdej osoby, której dane osobowe przetwarza.
  3. Dane osobowe są przetwarzane przez PORT SOŁACZ z zachowaniem wymogów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych, ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne.
  4. Pozyskiwanie danych osobowych przez PORT SOŁACZ
  5. PORT SOŁACZ pozyskuje dane osobowe przede wszystkim bezpośrednio od osób korzystających z usług hotelowych lub gastronomicznych, jak również uczestników wydarzeń organizowanych w PORT SOŁACZ. W przypadku, gdy dane osobowe nie zostały zebrane bezpośrednio od osoby, której one dotyczą (np. poprzez ich uzyskanie w trackie składania rezerwacji), mogły być one przekazane przez inny podmiot np. pracodawcę tej osoby, organizatora wydarzenia bądź pozyskane z publicznie dostępnych źródeł, takich jak publiczne rejestry (np. Krajowy Rejestr Sądowy, CEIDG).
  6. PORT SOŁACZ pozyskuje dane osobowe, w szczególności w zakresie:
  7. informacji kontaktowych (takich jak nazwisko, adres zamieszkania/pobytu/ korespondencyjny/ prowadzenia działalności gospodarczej, e-mail oraz numer telefonu);
  8. służbowych informacji kontaktowych (takich jak stanowisko, dział i nazwa instytucji);
  9. potrzebnych do wystawienia faktury VAT  (takich jak NIP, REGON);
  10. numer konta, numer karty płatniczej, debetowej, kredytowej;
  11. innych danych osobowych dotyczących korzystania z usług oferowanych przez PORT SOŁACZ, w szczególności niezbędnych do wykonania umowy zawartej z PORT SOŁACZ oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na PORT SOŁACZ;
  12. numerów rejestracyjnych pojazdów;
  13. wizerunku ze względu na stosowany monitoring wizyjny.

III. Cele przetwarzania danych osobowych przez PORT SOŁACZ

  1. PORT SOŁACZ przetwarza dane osobowe w następujących celach:
  2. świadczenia usług lub wykonywania umów, w szczególności usług hotelarskich, oferowanych przez PORT SOŁACZ, administrowanie nimi i informowanie o nich przez PORT SOŁACZ; w przypadku przetwarzania danych osobowych osoby, na której żądanie podjęto czynności zmierzające do zawarcia przez nią umowy z PORT SOŁACZ lub wykonania zawartej z nią umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b; powyższe obejmuje czynności przetwarzania takie jak:

– booking i rezerwacja miejsc noclegowych, imprez, wydarzeń;

– procedowanie płatności, w tym elektronicznych;

– działania on site, check-in, check-out,

– przygotowywanie i koordynowanie usług zgodnie z instrukcjami, oczekiwaniami i preferencjami Klientów;

– ułatwienie zameldowania i wymeldowania;

– zapewnienie spójnej i spersonalizowanej obsługi oraz porad dotyczących usług na miejscu (na podstawie przeszłych zastosowań lub wyrażonych preferencji);

– przechowywanie bagażu;

– świadczenie usług parkingowych;

– administrowanie i ułatwianie dostępu do Wi-Fi, telewizji i innych usług łączności;

– spożywanie posiłków w pokoju (z uwzględnieniem preferencji dietetycznych Klientów);

– świadczenie usług sprzątania.

  1. realizacji obowiązków prawnych ciążących na PORT SOŁACZ, które wynikają z przepisów regulujących świadczenie usług bądź działalność PORT SOŁACZ, a także przepisów dotyczących rachunkowości oraz podatkowych, czy świadczenia usług hotelarskich (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  2. prowadzenia korespondencji elektronicznej i tradycyjnej; dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której korespondencja dotyczy, co stanowi prawnie uzasadniony interes PORT SOŁACZ (na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
  3. prowadzenia kontaktów telefonicznych; PORT SOŁACZ może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt telefoniczny, co stanowi prawnie uzasadniony interes PORT SOŁACZ (na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
  4. prowadzenia monitoringu: w przypadku osobistego wstępu na teren Hotelu, PORT SOŁACZ przetwarza dane osobowe w postaci wizerunku w formie monitoringu wizyjnego, co stanowi jako środek zwiększenia bezpieczeństwa prawnie uzasadniony interes PORT SOŁACZ (na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), jak również podejmowania innych działań w zakresie bezpieczeństwa, takich jak: zapobieganie oszustwom, reagowanie, obsługa i dokumentowanie wypadków na miejscu oraz nagłych wypadków medycznych i innych, wezwanie służb ratowniczych;
  5. zbierania danych osobowych w związku z działalnością PORT SOŁACZ: w związku z prowadzoną działalnością PORT SOŁACZ może pozyskiwać dane osobowe także w innych celach np. zawieranie i utrzymywanie kontaktów biznesowych, co w każdym przypadku będzie oparte o prawnie uzasadnionym interesie PORT SOŁACZ (na podstawie prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
  6. szacowania ryzyka i udoskonalania działalności PORT SOŁACZ (w tym rozwój świadczonych usług, zarządzania komunikacją, analizowania i ulepszania świadczonych usług), co stanowi prawnie uzasadniony interes PORT SOŁACZ (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO); powyższe obejmuje takie czynności jak: obsługa zgłoszeń, zapytań i reklamacji; administrowanie serwisem hotelowym (osobiście, za pośrednictwem linii telefonicznych, poczty elektronicznej lub w mediach społecznościowych); w tym zakresie PORT SOŁACZ może stosować narzędzia profilujące, jednak nie doprowadzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji dotyczących Gości, osób Towarzyszących, Osób Odwiedzających.
  7. oszacowania zainteresowania skorzystaniem z usług przez PORT SOŁACZ i kontaktu w sprawie możliwości świadczenia usług przez PORT SOŁACZ, co stanowi prawnie uzasadniony interes PORT SOŁACZ na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną lub prowadzenia marketingu telefonicznego bezpośredniego na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit a) RODO w zw. z art. 7 RODO);
  8. zgodnie z wymogami prawa lub w związku z toczącym się postępowaniem prawnym lub w związku z żądaniem organu władzy publicznej (np. Naczelnika US) do udostępnienia informacji będących w posiadaniu PORT SOŁACZ, co stanowi prawnie uzasadniony interes PORT SOŁACZ w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku żądania uprawnionego organu władzy publicznej jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego nałożonego na PORT SOŁACZ (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
  9. zapewnienia zgodności przetwarzania z przepisami ochrony danych osobowych i wewnętrznymi regulacjami PORT SOŁACZ w tym zakresie, co stanowi prawnie uzasadniony interes PORT SOŁACZ w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w szczególności poprzez administrowanie usługami online (w tym rozwiązywanie problemów, analiza danych, testowanie, konserwacja systemu, wsparcie, raportowanie i hosting danych);
  10. funkcjonowania i obsługi plików cookies na zasadach określonych przez osobę korzystające ze strony internetowej portsolacz.pl w oparciu o zgodę tej osoby (art. 6 ust. 1 lit. a) w zw. z art. 7 RODO).
  11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale brak ich podania uniemożliwi realizację celów, o których mowa powyżej.
  12. Okres przechowywania danych osobowych przez PORT SOŁACZ
  13. Dane osobowe będą przechowywane przez PORT SOŁACZ przez okres niezbędny do realizacji wyżej wymienionych celów, jednak nie dłużej niż jest to nakazane przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Okres przechowywania danych osobowych przez PORT SOŁACZ jest zależny od podstawy i celu ich przetwarzania tych danych.
  14. PORT SOŁACZ wskazuje, że dane osobowe przetwarzane:
  15. w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego, będą przechowywane do czasu otrzymania sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych.
  16. na podstawie zgody na przetwarzanie tych danych, będą przechowywane do czasu jej cofnięcia.
  17. w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (np. w celu wystawienia faktury) będą przechowywane w terminie wymaganym w tych przepisach np. prawa rachunkowego i podatkowego.
  18. w celu świadczenia usług hotelarskich, będą przechowywane do czasu możliwego ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń przez PORT SOŁACZ – zgodnie z powszechnie obowiązującymi terminami przedawnienia roszczeń;
  19. w celu prowadzenia monitoringu wizyjnego przez okres maksymalnie trzech miesięcy od daty nagrania;
  20. w pozostałych celach opartych na prawnie uzasadnionym interesie PORT SOŁACZ przez okres realizacji tego celu lub do czasu pozytywnego rozpatrzenia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych.
  21. W związku z funkcjonowaniem plików cookies zgodnie z preferencjami ustawionymi przez osobę korzystającą ze strony internetowej portsolacz.pl, w szczególności przez okres korzystania przez tą osobę z tej strony.
  22. Udostępnianie i powierzanie przetwarzania danych osobowych przez PORT SOŁACZ
  23. PORT SOŁACZ może ujawnić dane Klientów dostawcom usług, w szczególności usług elektronicznych, rezerwacyjnych, księgowych, prawnych, kurierskich, pocztowych, gastronomicznych, doradczych związanych ze świadczonymi przez PORT SOŁACZ usługami.
  24. PORT SOŁACZ wymaga od tych dostawców usług zgodnego z przepisami prawa, wysokiego stopnia ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych przez nich w imieniu PORT SOŁACZ.
  25. PORT SOŁACZ nie zamierza przekazywać danych osobowych Klientów odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
  26. Prawa osób, których dane przetwarza PORT SOŁACZ
  27. W granicach przepisów prawa Klienci mają prawo:
    1. dostępu do swoich danych osobowych, w szczególności uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych;
    2. dokonywania zmian, uzupełniania, sprostowania i aktualizacji przetwarzanych przez PORT SOŁACZ danych osobowych;
    3. żądania usunięcia przetwarzanych przez PORT SOŁACZ swoich danych osobowych;
    4. wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych poprzez zgłoszenie tego w dowolny sposób Operatorowi Hotelowemu. W takich sytuacjach PORT SOŁACZ dostosuje się do decyzji osoby wycofującej zgodę w stosunku do przyszłych aktywności, co oznacza, że cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonywanego przed cofnięciem zgody;
    5. żądania od PORT SOŁACZ ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych.
    6. złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych przez PORT SOŁACZ opartego na realizacji jej uzasadnionego prawnie interesu;
    7. otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dotyczące go dane osobowe, które dostarczył PORT SOŁACZ, oraz przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi. Jednakże PORT SOŁACZ zrobi to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych, które PORT SOŁACZ przetwarza na podstawie umowy lub na podstawie jego zgody.
  28. Realizacja powyższych praw może nastąpić poprzez przesłanie wiadomości e-mail
    na adres: iod@grupamtp.pl.
  29. W przypadku uznania, że przetwarzanie przez PORT SOŁACZ danych osobowych narusza przepisy prawa, można skierować skargę do organu nadzorczego, w przypadku Rzeczypospolitej Polskiej – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  30. Kontakt z PORT SOŁACZ w zakresie przetwarzania danych osobowych
    1. W sprawie przetwarzania danych osobowych można w dowolnym czasie skontaktować się z PORT SOŁACZ w celu uzyskania informacji o tym, czy i w jaki sposób PORT SOŁACZ wykorzystuje lub zamierza wykorzystywać jego dane osobowe. Dane kontaktowe: iod@grupamtp.pl.
    2. PORT SOŁACZ wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można się kontaktować z wykorzystaniem adresu e-mail: iod@grupamtp.pl.

VII. Pliki cookies i oprogramowanie analizujące

  1. Korzystanie ze strony internetowej www.portsolacz.pl może wiązać się z koniecznością podania swoich danych, takich jak informacje z plików cookies. Korzystając ze strony www.portsolacz.pl Klient zgadza się na umieszczanie opisanych powyżej plików cookies w swoim komputerze lub na innym urządzeniu. Zgoda na przetwarzanie plików „cookies” jest dobrowolna. Klient może jednak zawsze kontrolować zainstalowane cookies. Jednak usunięcie bądź zablokowanie cookies może wpłynąć na sposób korzystania ze strony www.portsolacz.pl, ponieważ niektóre jej obszary mogą stać się niedostępne.
  2. Pliki cookies mogą zawierać informacje typu: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, odwiedzane adresy URL, a także informacje dotyczące czynności wykonywanych na stronie internetowej. Pliki cookies mogą być ściągane na urządzenie Klienta przez serwer obsługujący stronę internetową www.portsolacz.pl. Stosowana przez Klienta przeglądarka internetowa przesyła je z powrotem do strony internetowej www.portsolacz.pl za każdym razem, kiedy Klient z niej korzysta, dzięki czemu serwer rozpoznaje Klienta i pamięta na przykład jego preferencje (odwiedziny lub poprzednie działania). Pliki cookies mogą jednak pobierać dotyczące Klienta informacje (np. o języku, kraju i uprzednio oglądanych stronach, szczegółach ofert i rezerwacji) przy każdych odwiedzinach strony internetowej portsolacz.pl.
  3. PORT SOŁACZ wykorzystuje cookies trwałe wyłącznie do badania funkcjonalności strony internetowej portsolacz.pl także po zakończeniu sesji przez Klienta. W przypadku plików sesyjnych są one przechowywane do końca danej sesji Klienta.
  4. PORT SOŁACZ może wykorzystywać pliki cookies stosowane przez Google Inc. 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043, Stany Zjednoczone w ramach usług:
  5. a) Google Adwords – pozwalają one na prowadzenie i ocenę jakości kampanii reklamowych, realizowanych przy użyciu usługi Google Adwords,
  6. b) Google Analytics – pozwalają one na ocenę jakości kampanii reklamowych, realizowanych przy użyciu usługi Google Adwords, a także na badanie zachowań i ruchu Klienta oraz sporządzanie statystyk ruchu,
  7. c) Google Maps – pozwalają one na przechowywanie informacji o Kliencie, które umożliwiają korzystanie z funkcjonalności map dostępnych w ramach usługi Google Maps. Google Inc. może śledzić lokalizację Klienta,
  8. d) YouTube – pozwalają one na przechowywanie informacji o Kliencie, które umożliwiają korzystanie z funkcjonalności usługi YouTube. Google Inc. może śledzić odtwarzanie filmów przez Klienta.
  9. Najczęściej ustawienia przeglądarki domyślnie dopuszczają umieszczanie plików cookies na urządzeniu Klienta. Jeżeli Klient nie zgadza się na zapisywanie tych plików, konieczna jest odpowiednia zmiana ustawień przeglądarki internetowej. Możliwe jest wyłączenie zapisywania plików cookies dla wszystkich połączeń z danej przeglądarki lub dla konkretnej witryny, a także ich usuwanie. Sposób zarządzania plikami cookies zależy od używanego oprogramowania, dlatego szczegółowe informacje o możliwości i sposobach ich obsługi Klient znajdzie w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej, z której korzysta w celu połączenia ze stroną internetową portsolacz.pl.
  10. Dla wygody i w celu zapewnienia dodatkowych informacji, strona internetowa www.portsolacz.pl może zawierać łącza do stron internetowych administrowanych przez podmioty niezależne od PORT SOŁACZ np. Facebook czy Instagram. Mogą w nich obowiązywać odrębne klauzule lub polityka dotycząca ochrony prywatności. PORT SOŁACZ zachęca do zapoznania się z ich treścią. W odniesieniu do wszelkich witryn, do których łącza znajdują się na stronie internetowej www.portsolacz.pl, a które nie są własnością PORT SOŁACZ ani nie podlegają jej kontroli, PORT SOŁACZ nie ponosi żadnej odpowiedzialności za ich zawartość, korzystanie z tych witryn ani za obowiązujące w stosunku do nich zasady ochrony poufności informacji.